Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der DSGVO und „agency" im Sinne des New Zealand Privacy Act 2020 ist:
HeptaMS Limited, 82 The Circle, Manly, Whangaparaoa, 0930 New Zealand.
E-Mail: info@heptams.org

2. Anwendbares Datenschutzrecht

Der Verantwortliche hat seinen Sitz in Neuseeland; das Angebot richtet sich an ein internationales Publikum. Grundsätzlich gilt der New Zealand Privacy Act 2020 mit seinen 13 Information Privacy Principles (IPPs). Für Besucher aus der EU/dem EWR gilt zusätzlich die DSGVO (Art. 3 Abs. 2 DSGVO). Wo sich die Schutzniveaus unterscheiden, wird gegenüber EU-/EWR-Betroffenen das jeweils strengere Niveau der DSGVO angewendet.

3. Hosting und technischer Dienstleister (OCENOX)

Hosting, Plattform und Datenverarbeitung erfolgen technisch über unseren Premium-Partner OCENOX LTD (82 The Circle, Manly, Whangaparaoa, 0930 New Zealand), der als Auftragsverarbeiter auf Grundlage einer Auftragsverarbeitungsvereinbarung (Art. 28 DSGVO) tätig wird. Die Server stehen bei der Hetzner Online GmbH (Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland) in einem Rechenzentrum in Finnland (EU); das Hosting findet damit innerhalb des EWR statt.

4. Server-Logfiles

Beim Aufruf der Website werden automatisch technisch notwendige Daten in Server-Logfiles verarbeitet (IP-Adresse, Datum/Uhrzeit, abgerufene Ressource, Datenmenge, Referrer-URL, User-Agent). Rechtsgrundlage ist das berechtigte Interesse am sicheren und stabilen Betrieb (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; für NZ: IPP 1/3). Die Logs werden nach kurzer Zeit gelöscht oder anonymisiert.

5. Warteliste zum Buch

Wenn Sie sich in die Warteliste eintragen, verarbeiten wir Ihre E-Mail-Adresse, optional Ihren Namen sowie technische Metadaten. Zweck: Sie einmalig per E-Mail zu benachrichtigen, sobald das Buch Hepta Management System erhältlich ist. Rechtsgrundlage: Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Ihre Daten werden gelöscht, sobald der Zweck erfüllt ist oder Sie widerrufen.

6. E-Mail-Benachrichtigungen (optional)

Mit einem gesonderten Häkchen können Sie einwilligen, dass wir Ihnen System-Benachrichtigungen – etwa zu neuen Schulungen, Events, Beiträgen im Newsfeed und Antworten – per E-Mail zusenden. Der Versand erfolgt durch HeptaMS Limited selbst. Wir verwenden das Double-Opt-in-Verfahren: Nach der Aktivierung senden wir eine Bestätigungs-E-Mail mit einem Bestätigungslink; erst nach dem Klick auf diesen Link versenden wir Benachrichtigungen per E-Mail. Zum Nachweis der Einwilligung protokollieren wir Zeitpunkt und IP-Adresse der Aktivierung sowie der Bestätigung. Rechtsgrundlagen: für Neuseeland der Unsolicited Electronic Messages Act 2007 (Einwilligung, Absenderkennung, Abmeldemöglichkeit); für Nutzer im EWR zusätzlich Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Welche Benachrichtigungen Sie erhalten, steuern Sie jederzeit im Nachrichtencenter; abbestellen können Sie jederzeit über den Abmeldelink in jeder E-Mail oder per Nachricht an info@heptams.org.

7. Internationale Datenübermittlung

Da der Verantwortliche und der technische Partner OCENOX LTD in Neuseeland ansässig sind, kann es zu einer Verarbeitung in Neuseeland kommen. Für Neuseeland besteht ein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission (2013/65/EU); eine Übermittlung ist daher nach Art. 45 DSGVO zulässig. Für Besucher außerhalb der EU richtet sich die Offenlegung außerhalb Neuseelands nach IPP 12 des NZ Privacy Act 2020.

8. Schriftarten, CDN und externe Inhalte

Diese Seite lädt Schriftarten (Google Fonts) und Frontend-Bibliotheken (Bootstrap über das jsDelivr-CDN) von externen Servern. Dabei wird Ihre IP-Adresse an den jeweiligen Anbieter übermittelt. Rechtsgrundlage ist das berechtigte Interesse an einer performanten Darstellung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

9. KI-Chat (ONOXIA)

Auf heptams.org ist ONOXIA eingebunden, ein KI-gestützter Chat-Assistent der OCENOX LTD. Die Antworten erzeugt ein KI-System; Sie schreiben nicht mit einem Menschen. Die Auskünfte können unvollständig oder unzutreffend sein; maßgeblich sind die Angaben auf den Angebotsseiten, im Bestellvorgang und in unseren AGB.

Wann der Chat aktiv wird. ONOXIA wird erst tätig, wenn Sie den Chat selbst starten. Vor Ihrer ersten Nachricht wird nichts an den Chat-Dienst übermittelt. Mit der Nutzung des Chats willigen Sie in die Verarbeitung Ihrer Eingaben ein.

Was wir übermitteln. Ihre Nachrichten im Chatfenster, eine Sitzungskennung zur Zuordnung der Unterhaltung, die Spracheinstellung und den Pfad der aufgerufenen Seite. Im angemeldeten Mitgliederbereich zusätzlich Ihren Namen und Ihren Mitgliedsstatus, damit die Antworten dazu passen. Ihre E-Mail-Adresse sowie Konto-, Zahlungs- und Rechnungsdaten übermitteln wir nicht. Zweck ist die Beantwortung von Fragen zu Buch, Mitgliedschaft, Kursen und Community; Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einer unmittelbaren Auskunft zu unserem Angebot (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; für Neuseeland IPP 1 und 3).

Was ONOXIA damit macht – Speicherung, Dauer, Empfänger – steht in der Datenschutzerklärung der OCENOX LTD: onoxia.nz/de/datenschutz.

Chat im Schulungsraum. Kurstage finden in einem Videoraum statt, der einen Chat enthält. Was dort geschrieben wird, speichern wir bei dem betreffenden Kurstag und machen es den Teilnehmenden dieses Kurstages, der Kursleitung und der Administration zum Nachlesen zugänglich; nach einem Jahr wird es gelöscht. Zweck ist die Durchführung des Kurses – Fragen sollen nicht mit dem Schließen des Raums verloren gehen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; für Neuseeland IPP 1 und 3).

Vor Beginn des Kurstages beantwortet ONOXIA im Raum Fragen zu Ton, Bild und Verbindung und trägt genannte Städte auf einer Weltkarte ein. Dafür übermitteln wir die betreffende Chatnachricht an OVH SAS (2 rue Kellermann, 59100 Roubaix, Frankreich), die als Auftragsverarbeiterin ein Sprachmodell auf Servern in der Europäischen Union betreibt. Übermittelt wird allein der Text der Nachricht – kein Name, keine E-Mail-Adresse, keine Kennung. Mit dem Beginn des Kurstages endet das; ab dann wird nichts mehr übermittelt.

Der Chat setzt keine Cookies. Seine Nutzung ist freiwillig; ohne ihn stehen alle Inhalte unverändert zur Verfügung, und Anfragen erreichen uns weiterhin unter info@heptams.org. Bitte geben Sie im Chat keine sensiblen Daten (etwa Passwörter, Gesundheits- oder Finanzdaten) und keine Daten Dritter ein. Der Verarbeitung Ihrer Chatdaten können Sie jederzeit widersprechen (Art. 21 Abs. 1 DSGVO); Ihre weiteren Rechte richten sich nach den Abschnitten 11 bis 13.

10. Cookies

Diese Website setzt grundsätzlich nur technisch notwendige Cookies bzw. einen Session-Mechanismus ein (u. a. zur Absicherung von Formularen gegen Missbrauch). Es findet kein Tracking und keine Profilbildung zu Werbezwecken statt.

11. Ihre Rechte nach der DSGVO (EU/EWR)

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20), Widerspruch (Art. 21) sowie auf Widerruf erteilter Einwilligungen (Art. 7 Abs. 3).

12. Ihre Rechte nach dem New Zealand Privacy Act 2020

Besucher außerhalb der EU haben insbesondere das Recht auf Zugang (IPP 6) und Berichtigung (IPP 7). Anfragen an info@heptams.org.

13. Beschwerderecht

EU/EWR: Beschwerde bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO). Neuseeland: Office of the Privacy Commissioner (privacy.org.nz).

Stand: 11. Juni 2026. Weitere Verarbeitungen (Nutzerkonten, Zahlungen, Mitgliederbereich) werden ergänzt, sobald die entsprechenden Funktionen live gehen.